Balais d’Or 2015 : avant la soirée

balai-dor-1024x773Il y a quelques jours, nous remettions dans ma bibliothèque les trophées des Prix du Balai d’Or.

Ce fut une très belle cérémonie.

Mais avant cela, le prix des Balai d’or c’est d’abord un prix avec un jury.

C’est des romans noirs, polars sélectionnés par le Concierge masqués. 26 cette année qui sont soumis à l’appréciation de quelques jurées bénévoles. Qui après avoir lu la totalité de ces romans policiers, votes pour les 12 finalistes dans le courant de l’été. Et puis enfin vient la délibération finale, fin septembre où un vote à bulletion secret désignera les lauréats des différents prix du Balai d’or.

Une fois notre mission de jurés accomplis, il ne nous reste plus qu’à, Richard et  moi,  penser à la cérénomie de remise de ces Balais.

J’avoue, je suis obligée d’y penser bien avant fin septembre car pour organiser une rencontre dans ma bibliothèque au second semestre 2015, j’ai du bosser et rendre ma copie en début avril afin d’obtenir les autorisation de mes autorités et administrations de tutelle. Car chaque projet d’animation est soumis d’accord à ma direction et si elle est validé, elle passe devant une commission d’arbitrage qui donne ou pas son aval.

balai-d-or-2015Ensuite une fois que l’arbitrage a donnée son accord, on peut sérieusement penser au dérouler de cette soirée.

Il y a la partie intendance et la partie plus intellectuelle.

 

Il faut faire fabriquer les trophées. Richard fait confiance à la même boîte depuis 5 ans. Il a raison, ils sont top nos trophées.

Il faut inviter les auteurs, prendre contact avec eux et leur éditeur ; ça c’est Richard qui s’en charge. Normal c’est le président. Prévoir le cas échéant un traducteur ou trice.

&u&Ensuite reste à prévoir le buffet, là nous nous partagons le boulot. Cette année c’est notre sponsor, les Atelier KumQuat qui nous a offert celui ci.  Marci à eux et surtout à Gérard Coquet sans qui tout cela ne serait pas possible. Avec Richard, nous n’avons qu’à commander et fait les courses.

Il faut faire la pub de cet évènement. De mon coté je me charge de mettre en ligne la rencontre sur « Que faire à Paris », je fais en sorte que celle-ci soit publiée dans « En vue » le journal bimestrielle des animations en bibliothèque. Je dois négocier avec la mairie de Paris et celle du 11e la publication sur les panneaux lumineux de notre évènement. Je prépare les affiches et les tracts pour annoncer la soirée, je les distribue chez les commerçants et les autres structures culturelles et associatives du quartier. Bref je deviens à la fois, vrp et directeur de com. de la soirée.

BOééééUn mois avant, il me faut encore envoyer tout un tas de paperasses administratives à mes autorités de tutelle. Je dois prévoir et demander la sono, établir et signer un contrat de partenariat avec la mairie du 11e pour qu’il nous prête une cinquataine de chaise.

Je dois bosser sur  la bibliographie « Balai d’or 2015 », ce document nous servira de support pour la table ronde qui aura lieu avec les auteurs après la remise des trophées. Afin d’obtenir le bon à tirer de celle-ci, je dois reprendre la mise en page. de 16, il me faut passer à 12 en gardant les même infos. J’ai tellement le nez dedans que je fini par n’y voir plus rien. C’est mon directeur et surtout son adjointe qui corrige en bout de course avant de demander l’aval du service chargé de la valider et de l’éditer.

Pour la consulter c’est là

Enfin avec Richard nous devons préparer la table ronde. Nous essayons de trouver un fil directeur entre les romans. Pas simples surtout que cette année nous devions parler de 6 polars totalement différents. Mais bon, on arrive toujours à nos fins. Dans un jeu subtil de questions-réponses , nous donnons équitablement la parole à chacun des auteurs présents. Enfin à ce stade, on l’espère.

Puis tout s’accélère à J-15. Mais tout est planifier, et le planning sera restecté scrupuleusement.

Richard fera un premier voyage pour m’apporter les trophées, le tableau remis au lauréat doré et autre trépied.

J-3, derniers achats pour le buffet, nettoyage de fonds en comble du frigo que j’avais mis à dégivrer quelques jours plutôt.

Richard lui se déguise en patissier et commence les desserts.

J-2 Mettre le vins blancs, les jus de fruit et une partie du buffet au frais.

Le patissier masqué poursuit son oeuvre.

J-1 : Enfin la veille, Richard ira chercher Sandrine notre traductrice. Elle logera chez lui. De mon coté c’est moins fun, il  me faut aller chercher les  chaises à la mairie. Aussi avec 3 collègues, nous promenons les chariots sur l’avenue Parmentiers, ça dringueballe de toute part. Il faut que je vérifie si la sono a bien été livrée, vérifier surtout si les micros demandés sont là. Et bien non ! Donc mail puis coups de téléphone au responsable du matos. Bon promis il me les apporte le lendemain aprem midi, bref quelques heures avant la cérémonie … Donc nous pourrons pas essayer la sono, bibliothèque fermée.

Jour J : Richard ira chercher notre Balai d’or à l’aéroport. Il regagnera son domicile. Andres ira chercher le buffet.

BO_nEntre 9h20 et 10h00,  avec Pat et quelques autres collègues, nous transformons la salle de travail en salle d’amination. Des tables sont déplacées, des chaises les remplacent. Il faut trouver la place pour que tout rentre et soit disponible à l’ouverture de la bibliothèque.  A 10h00 tapante les premiers lecteurs arrivent et la salle ressemble à une salle de concert qui attendrait ses concertistes.

Après il faut encore parachever tout cela, quelques photocopies, quelques petites choses à mettre au point à droite et à gauche. Les dernières courses, celle de dernières minutes car on oublie toujours quelques choses même avec une liste. Heureusement Anne Ju mon petit Padawan était là dés le début d’aprés-midi pour me soutenir et m’aider.

Et puis….H-1

Là tout s’accélère,

Faire disparaitre les livres sur les tables de présentation afin de les préparer à devenir une table de buffet.

BO2417h20 tous les bénévoles de l’assosiation sont au taquet. On emballe le buffet et prépare les glacière à remonter de la cuisine à la grande salle de la bibliothèque.

Installer une table pour notre Libraire, Christina, afin qu’elle commence à s’installer.

18h40 enfin Richard arrive avec sa suite..

18h45, attention la fermeture de la bibliothèque commence doucement.

18h : Les derniers lecteurs ont laissé la place au premiers spectateurs.

BO27, le buffet commence à prendre forme sous la houlette d’Andres secondé de Frédérique.

18h, mon directeur prend la parole et lance les hostilités. (Mais pourquoi j’ai préparé un petit laïus, moi; lol)

18h05, mon président fait son discours.

C’est parti pour la remise des balai d’or…

A suivre donc !

Mais avant cela je voudrais dire un grand merci à la fois à Christina Pascal notre Libraire et surtout à Sandrine Gerbe qui a fait un travail de traductrice formidable.

 

 

 

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9 réflexions sur “Balais d’Or 2015 : avant la soirée

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